上海市黄浦区教育基金会档案管理制度

（经2018年4月16日基金会秘书组工作会议讨论修订）

    一、总则

   （一） 根据《中华人民共和国档案法》为加强本会文书档案工作，特制定本制度。

   （二）归档的文件材料必须按年度立卷，本会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。应保证文件的系统完整。

    二、文件材料的收集管理

   （一）明确职责，指定专人分工管理文书档案工作。

   （二）注意保管，确保档案安全、保密。

   （三）认真执行日常归档制度，文件材料及时收集归卷，每年的七月份前应将上年度归档文件材料归档完毕，装订成册。

   （四）借用文件材料时，办理临时借用文件材料登记手续。

    三、归档范围

    （一）上级机关发来的与本会有关的文件材料。

    （二）本会对外的正式发文与有关单位来往的文书。

    （三）本会的工作计划、工作总结、请示、报告、会议活动通知、发言稿、会议记录、统计报表及简报等。

    （四）本会签订的各类合同、协议书等文件材料。

（五）本会的大事记及反映本会重要活动的剪报、照片、录像等。

    四、平时归卷

    （一）要认真做好日常归卷工作。对处理完毕或批存的文件材料，及时交文书档案管理人员集中统一保管。

（二）文书档案管理人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入日常保存文件卷夹内"对号入座"。

    五、立卷

    （一）统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由文书档案管理人员按规定格式和要求负责组卷、编目、填写目录和装订等。

（二）注意文件齐全、完整，字迹工整、清晰。

六、借用查阅

（一）借用或查阅本会已归档的文件资料需进行登记，并按时归还。

（二）复印本会已归档的文件资料需经理事长或秘书长批准并进行登记。复印的本会已归档的文件资料需加盖本会公章。